产品库房——减少产品的积压,浪费和投诉
 

曦玥扁平化流程管理专家  15892867377
定制专属于你的管理模式——轻松实现离店式管理


 
    因为美容院的特殊性,加上美容院销售模式的多样性,经常出现产品已经卖出去了,却还留在院内的情况。由于数量过多,有些美容院还准备了专门的房间来存放这些物品。占用空间不说,还有许多问题:   
    1、产品开封了,可是顾客隔了一两年后才来使用,而产品却已经过期了。
    2、有的顾客一套产品用了10次,有的用了8次,顾客投诉就来了,怀疑是不是你们偷了我的产品?
    3、顾客没有消耗完,就无法转变成为我们的正资产,产品成本积压严重。
    4、产品需要专门的地方来堆放,占用空间,不便管理。
    5、通常库房账本只会记录什么时候进了几个,什么时候出了几个,具体这些货物的走向根本不清楚,也无法避免员工坚守自盗的情况发生。
    因此我们根据美容院的特殊性,量身定制了“产品库房”和“物资库房”两个库房,分类管理:
    产品库房
    管理的是对外销售顾客会带走的家居产品,内衣,保健品,彩妆等卖品。作用是减少产品的积压,浪费和投诉。

    物资库房
    管理的是在院内使用的产品套盒,院装产品,消耗品,仪器等物资。作用是控制成本和省钱。   

     1、产品如何入库?
    (1)建立品项:系统设置-收费项目-分类选择“产品”-录入产品名称,拼音和金额-保存。
    (2)录入库存数量:产品库房-产品入库-选择产品名称-输入采购公司、入库数量、有效期限-保存。(如下图)
    说明:
1、由于产品的销售也是销售菜单之一,所以要在收费项目里面去设置产品的品项。
2、有了品项才能进行进销存等库存管理,如果发现品项有误,请在收费项目里面去删除/重新录入。
3、导入库存以后,在对外销售时,系统能自动显示每个产品的实时库存数量,有没有货一目了然。
    2、顾客购买了产品,怎么出库?
    产品库房-产品出库-待出库产品-找到顾客购买的对应产品-选择出库数量-确认出库。(如下图)
    说明:
1、一旦消费里录入了“购买产品”,待出库产品实时显示顾客购买信息,方便管理和一键出库。
2、如果顾客现场取走了产品,可在收银中出库,也可以在产品库房中出库。
3、每个顾客欠多少货品未取走,在顾客的档案中,顾客消费中,顾客平台中,均有显示和提示!
    3、调换货,员工内购,顾客试用等非顾客购买情况,怎么出库?
    产品库房-产品出库-出库系统-点击产品-选择是否调换货-输入出库原因,出库数量-提交;(如下图)
    说明:
1、非购买情况才在“出库系统”中备注原因,直接出库;当顾客购买/赠送产品,请在“待出库产品”中出库。
2、调换货选择成“是”则表示不计入本店经营成本,否则反之。
3、出库操作成功,系统自动记录出库记录,不允许删除出库记录,如发现出错库,请入库,备注说明情况。
    4、怎么查询出、入库明细?
    产品库房-产品出库-根据需要输入购买人/产品名称/方式/时间段-查询。(如下图)
    说明:
1、可根据查询的购买人,购买的产品、查询的方式、查询的时间等,进行查看库存数据。
2、查询的方式更是多样化,各种入库途径,各种出库途径,均可详细查看数据,方便查账对账。
    5、如何查看某一时间段的出入库记录?
    产品库房-产品出库-出入库报表-选择时间段-查询(如下图)
    说明:
1、可任意选择时间段,查看相关出入库报表。
2、包含了这个时间段内库存发生变化的所有产品名、入库、出库、结余、单价和总计情况。
3、方便财务查账对账。
    6、如何查看截止到某一个日期的库存情况?
    产品库房-产品出库-库存结余-选择日期-库存结余查询。(如下图)
    说明:
1、可任意选择自己需要查看的日期。
2、系统自动显示截止到该日期的每一个产品库存情况,总计数量和金额。
    7、如何打印送货单,内部销售单?
    产品库房-产品出库-送货单-选择日期-宣传出单方式-提交。(如下图)
    说明:
1、可选择出单的时间段。
2、出单的方式有:(1)生成销售送货单:指的是销售给顾客的送货单;(2)生成内部出库单:指的是内部出库的货品数据;(3)已打印送货单:指的是查看所有已经打印的送货单。
3、每一笔明细可选择是否打印,不需要答应的可取消打勾。
4、打印销售送货单时,可选择显示“原价”或“销售价格”,因为实际收货的人不一定是本人,因此为了不泄露实际销售价格,建议显示“原价”。
5、系统默认显示顾客档案里设置的姓名、电话和地址;可根据实际情况设置/修改收货人的姓名、电话、地址。
    8、怎么设置库存报警?
    产品库房-库存少于X提醒-下方自动显示需要补货的产品(红色提示)。(如下图) 
    说明:
1、例如选择库存少于3提醒,下方自动显示库存数量不足3个的货品有7个。
2、点击“查看详情”即可显示库存输量不足3个的产品名称,方便库管订货。
      
    9、怎么设置有效期提醒?
    产品库房-产品有效期提醒选择少于X月提醒我。(如下图)
    说明:
1、可根据自己管理需要灵活选择少于X月提醒,一般建议提前12个月提醒,方便提前规划处理!
2、选择了提醒的日期,下方自动显示“报警数量”,方便您一目了然清楚的知道有多少产品即将过期。
3、点击“查看详情”就能看到过期产品的明细和数量,盘点时请注意检查,如果过期的产品已经消耗完了,请点击“删除提醒”则不再提醒了!
    10、怎么查询某一产品的出入库走向?
    产品库房-点击产品名称-选择时间段-查询(如下图)
    说明:
1、系统记录的是过程,该产品的所有出入库记录、出库记录,结余库存等情况,一目了然,方便查账对账。
2、还能查到明细,产品具体的走项情况,谁经手的,清楚明白,方便细分管理。
    11、待出库显示为负数什么意思?
    待出库管理的是顾客已购买未取走的产品,负数表示我们欠顾客的产品数量。(如下图)
    说明:
1、如下图的COCO身体乳,表示现在库存数量是41个,待出库-7表示顾客已购买未取走的有7个。
2、好处:减少产品的成本积压和产品过期而导致的浪费。
3、每一个产品欠顾客多少,一目了然,方便订货和管理。
    12、怎么删除产品库房的货品,不显示出来?
    1、该产品还没有库存和销售记录,则可以直接在系统设置-收费项目中“删除”。
    2、该产品已有库存记录,则(1)保证产品库存量为0,(2)系统设置-收费项目-产品类-将此产品“终止使用”;只要满足这两个条件就不会显示出来了,也不能再对外销售和入库。
    3、同样适用于产品淘汰,需要调整的产品,名称录入错误的产品等。
    4、已“终止”的产品,当需要查询记录时也能查询到,是为了保证数据的准确性和完整性。(如下图)
    5、如何讲库存调成0?多退少补即可,例如现在库存是2那出库2个即可显示0,现在库存是-1那入库1个即可显示0.
   13、每个月怎么盘点?
   产品库房-盘点-生成盘点数据-根据实物“输入”实际数量-盘点数据转存。(如下图)
   说明:
1、盘点的目的是校准库存,定期检查货品数量和系统库存是否一致。
2、可“打印空白盘点表”,拿着表格来盘点,把实际数量填在表格里面,签字确认。
3、也可以直接在系统上盘点,盘点成功,系统自动校准库存,自动生成盘点盈亏表,方便查账对账。
4、可点击“查看盘点数据”系统自动显示每一次盘点的记录,可查看明细和盘点盈亏表。
    14、连锁店的产品调货,如何快捷入库和出库?
    产品库房-连锁库存。(如下图)
    说明:
1、开通了连锁店调换货权限的店才能使用“连锁库存”,没有开通权限的请联系管理员。
2、连锁库存显示内容包括:
   A我发出去的货品明细,对方未入库之前,可“取消出库”,重新发货。
   B别人发给我的货品明细,确认无误,可“确认入库”,自动一键上货!
3、如果想查询连锁店调货记录,请点击“连锁查询”进行查看。
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